办公室环境物理条件内容比较广泛，主要是指办公室硬环境的建设，包括绿化环境、空气环境、光线环境、颜色环境、声音环境、设备环境、安全环境等七项。
1、绿化环境
办公室的绿化是不能忽视的。外部环境应绿树成荫，芳草铺地，花木繁茂。它不仅能点缀美化环境，而且是调节周围小气候的有效方式。因为植物通过光合作用，能吸收对人体有害的二氧化碳，同时放出氧气。调查表明，绿化周围环境，能增加生气，丰富色彩。因为植物大都绿叶繁茂，人一看到绿色，便会产生一种视觉效应，这种感觉是微妙的。绿色象征和平与生机，使人产生安全感，并使人奋发向上。因此，办公室绿化，不但能调节小气候，而且有助于提高工作效率。
室内绿化与室外显然不同。室内只能放置花草，且所占空间不能太大。合理地配置花木，会给室内增光添辉。有人把室内绿化誉为“无声音乐”，可使人心旷神怡。另外，很多花卉都有其宜人的馨香，易使人的嗅觉得到某种良性刺激，促使大脑皮层兴奋，从而影响人的心理、情绪和行为举止。
2、空气环境
空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。因此，室内通风与空气调节对工作人员提高工作效率是十分重要的。空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度四个参数来衡量的，称之为空气的“四度”。
⑴温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一般在20°C～22°C，夏季在23°C～25°C之间为最宜。如果空气温度过高，会使人频频出汗，烦躁难忍，造成人体内部热量不能及时散出；温度过低，又使人体热量散出过多。不管哪种情况，都会使人感到不舒服，严重者还会引起中暑或感冒，造成健康和工作上的损失。
⑵湿度。一定的场合有一定的湿度要求。对于办公室工作人员来说，适当的空气湿度能振奋精神，提高工作效率。我们知道，人体有时通过出汗散热来调节体温。适宜的湿度是创造理想工作环境的一个重要参数。据研究表明，在正常温度下，办公室的理想的相对湿度在40/100～60/100之间。在这个湿度范围内工作，人会感觉清凉、爽快、精神振作。
⑶清洁度。空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。空气的新鲜程度就是指空气中氧的比例是否正常。例如，许多人在一个关闭的屋子里开会，时间一久，人们就会有胸闷或压抑的感觉。在这种情况下，人们必须打开门窗，透透空气；开启排风扇或空调机，以调节室内的空气。因此，办公室空气新鲜与否，与工作人员的身体健康有着密切的关系。新鲜的空气使人精神焕发，工作效率高；污浊的空气则使人身体不适，影响情绪，降低效率。 ⑷速度。更换室内的空气是通过空气流动来实现的。一般来说，在室温为22°C左右的情况下，空气的流速在0.25米/秒时，人体能保持正常的散热，并有一种微风拂面之感，感到舒适。常开窗能起到换气、使空气对流的作用。
3、光线环境
办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。如长期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳，不但影响工作效果，久而久之，还会造成工作人员的视力下降，影响身体其他方面的健康。亮度太低，则不能满足视觉的要求，而且对调节眼睛瞳孔的控制机能产生干扰，使眼肌迅速疲劳，不仅损害视力，而且影响情绪。但亮度也不能太高，不然会带来眩光，使视觉效能下降。
4、颜色环境
颜色具有很强的感染力和吸引力，可直接影响人的心理活动和工作行为。办公室的颜色环境，可根据不同地区及办公室的不同用途，而采用不同的颜色。气温高、天气热的地区，办公室宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等；气温较低的地区，宜用暖色，如橙黄红、灰等。按工作性质，研究、思考问题的办公室，宜用冷色；会议室、会客室宜用暖色。人们还可以利用颜色的配色原理，调制出最适合本地区、本部门的颜色。但必须遵循一条总的原则，即适用、美观、效率，有益工作人员的身心愉快和健康。
5、声音环境
办公室保持肃静、安宁，才能使工作人员聚精会神地从事工作。一般来说，在安静的场中工作，其效率往往比较高；在嘈杂的环境中处理问题，往往会分散精力，影响工作效率甚至造成判断失误。尤其是对写文稿一类复杂的脑力劳动，注意力需高度集中，而各种噪声往往造成人们的情绪波动，思路中断，影响工作的正常进行。安静，并非指绝对没有声音。因为一个人的听觉通道在完全没有刺激作用的情况下，会使人有一种恐惧感，产生不舒服的感觉，造成工作效率下降。声音环境应有一个理想的声强值。办公室的理想声强值为20～30分贝，在这个声音强范围内工作，使人感到轻松愉快，不易疲劳。
6、设备环境
要想大幅度提高办公效率，办公用品的适用化和现代化，也是一项必要的措施。我国传统的办公室设备有办公桌椅、电话、文件档案柜、报架、图片架、图书资料等。现代化的办公设备则增加了诸如传真机、复印机、口授打印机、录音机、录像机以及以电子计算机为核心的科学管理信息系统。现代化的设备环境要求办公室日益强化和完善以下功能：
⑴数字计算功能。工作人员可通过电子计算机完成所需的各种计算。
⑵文字处理功能。工作人员能迅速处理各种业务文件、图片、报表，并具备编辑、转换、存贮、识别和处理功能。
⑶信息查询功能。利用办公室自动化系统，能迅速查到所需的各种信息资料。
⑷通讯功能。能实现传真、计算机网络等多种方式的通讯，并能自动记录、存贮、发送信息。
⑸管理和辅助决策功能。现代行政管理事务繁杂，信息量大，对于一个问题解决的方法很多，如何选择最佳方案，以提高决策和管理水平，是我们面临的重要课题。
近年来，国际上办公自动化设备发展很快，各种型号的机器相继出现，使工作效率大大提高。购买或更新设备时应遵循以下原则： ⑴有利于提高办公效率；⑵舒适安全，坚固耐用；⑶性能良好，操作方便；⑷用途广泛，与原有设备配套；⑸设计美观，有利于环境建设；⑹符合需要，节约办事。
7、安全环境
安全环境是整个办公室安全措施的总和。安全环境的内容大致包括以下三个方面：
⑴人身安全。办公室工作人员有时会不可避免地触及到少数人的利益，假如遇到个别思想不端正、行为不轨的人，办公室工作人员的人身安全就有可能受到威胁。因此，要加强门卫登记制度，重要部门要武装警卫人员值班，以保证办公场地及人员的安全。
⑵财产安全。办公室的设备、文件、档案以及仓库、金库是公司的财产，应该实行严格的安全防护措施，以防止盗窃、拐骗、窍密现象的发生。除要有严格的制度作为保障外，还要购置必要的保险设备，并配有专人和专职部门负责这项工作。特别是机密文件的保护，更要从细、从严，必要时要配备武装警卫人员守护，从外围加强安全措施。
⑶防火安全。办公室内贮存有大量的档案与信息，如果不慎失火，会造成不可弥补的损失。所以办公场所要特别注意防火，除制订并严格执行安全防火制度外，还要设置防火、灭火及避雷装置，做到有备无患。
